Découvrez 7 améliorations fondamentales du bureau qui changeront la relation de votre équipe avec son lieu de travail, quel que soit le mode d'utilisation.

Partout dans le monde, les entreprises continuent de tester une vaste gamme de politiques et de pratiques pour le travail en présentiel, à distance et hybride. On comprend facilement le but recherché : elles veulent exploiter tout le potentiel des espaces qu'elles utilisent. Mais ignorer les besoins et le bien-être des employés n'est pas forcément le meilleur moyen de maintenir leur investissement personnel et leur satisfaction, sans parler de la cohésion d'équipe. En Europe, il existe un argument suffisamment incitatif pour convaincre les employés de rester chez leur employeur actuel : la flexibilité des horaires et du lieu de travail. 

Il est logique que le bureau le plus productif soit celui où les employés vont de leur propre chef, mais précisément, comment leur donner envie d'y revenir ?

La création d'un lieu de travail flexible et hybride témoigne d'une certaine confiance en vos employés, et cela leur permet de maîtriser aussi bien leur propre productivité que l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Nombre d'entre eux sont tout à fait prêts à revenir au bureau au moins de façon partielle, que ce soit pour reprendre contact avec leurs collègues ou profiter d'un environnement où les distractions sont plus rares. 

Mais les possibilités sont bien plus larges. Depuis la reprise du travail en présentiel, de nouveaux concepts d'organisation du lieu de travail ont fait leur apparition, notamment une réévaluation de l'attribution de bureaux personnels et une valorisation des espaces communs. En mettant en place une combinaison d'espaces privés et collaboratifs avec une forte attention portée au confort, vos employés auront l'impression qu'ils peuvent utiliser l'espace en fonction de leurs besoins et prendre conscience que le travail au bureau peut être bien plus agréable que le télétravail.

Voici sept idées pour améliorer l'environnement de bureau afin d'encourager vos employés à reprendre le travail en présentiel. 

Qu'attendent aujourd'hui les employés de leur bureau ?

1. Une technologie moderne

Croyez-vous pouvoir garantir des réunions productives et conviviales avec des appels qui rament, un retour audio de mauvaise qualité, des espaces réservés en double et des vidéos qui plantent ? Tout lieu de travail moderne mérite d'être équipé de solutions technologiques dernier cri pensées pour la collaboration hybride. Dans le secteur de la technologie, 38 % des employés s'attendent à ce que leurs employeurs adoptent de meilleurs systèmes de visioconférence dans le futur, et les exigences vont bien au-delà des ordinateurs portables individuels. 

Voici trois technologies dans lesquelles il est recommandé d'investir :

• Ordinateurs, moniteurs et périphériques à jour. Les équipements doivent pouvoir connecter les travailleurs sans problème. Un moniteur qui affiche 8 ans au compteur et qui ne se connecte à Internet que quand il en a envie ne fera certainement pas l'affaire.

• Logiciel de réservation des espaces. Évitez à tout le monde de perdre son temps : vos employés ne doivent pas arriver devant une salle de réunion pour découvrir qu'elle est déjà occupée, en particulier s'ils se sont rendus au bureau spécialement pour cette séance de brainstorming.

• Technologie de réunion. Assurez-vous que tous les employés puissent être vus et entendus où qu'ils se trouvent en utilisant des technologies collaboratives et inclusives comme le Meeting Owl 3.     

  • Au minimum, la technologie des salles de réunion doit inclure :

    • Des moniteurs

    • Des technologies de conférence audio et vidéo en plug-and-play

    • Un planificateur de réunions et un centre de contrôle accessibles sur simple pression d'un bouton

    • Des micros et des rallonges prévus pour les grands espaces

2. Des zones confortables pour travailler, mais aussi pour discuter entre collègues

La grande majorité des employés ayant pris l'habitude de travailler confortablement dans leur bureau à domicile, ou même sur leur canapé, il est important d'imaginer un environnement de travail qui inclut, entre autres, des espaces confortables, où tout le monde peut se décontracter. Les employés reconnaissent que le bureau est irremplaçable pour rencontrer leurs collègues, et ils n'y viennent pas que pour leur travail à proprement parler. 

Si vous leur offrez un espace adéquat, ils auront envie de passer du temps ensemble et de discuter les uns avec les autres, l'ambiance au bureau sera plus joviale, et tout le monde y reviendra volontiers. Des espaces correctement aménagés peuvent également être utilisés pour toute une variété d'événements hors travail : dégustation de bières locales, soirées pizza, etc.

Veillez à ce que vos espaces soient équipés de chaises et de canapés confortables, mais aussi de toute une variété d'options pour s'asseoir ou s'attabler. La température doit être agréable. Personne ne s'attardera dans vos espaces s'il y fait trop froid ou si l'air est irrespirable. 

3. Zones de travail collaboratives

Le travail collaboratif à distance peut parfois être délicat, c'est pourquoi beaucoup d'employés choisissent de venir au bureau spécifiquement pour les sessions collaboratives comme les séances de brainstorming et le lancement de projets. 

Le travail collaboratif implique souvent de renoncer aux espaces pensés pour un usage unique au profit d'espaces communs, plus polyvalents. C'est particulièrement vrai si l'on prend en compte le fait que de nombreuses entreprises hybrides ont recours aux bureaux de location. Les espaces collaboratifs sont fréquemment équipés d'une combinaison de tables, de chaises et de bancs, de grande ou de petite taille, mais aussi de tableaux blancs, d'écrans et de ports de charge pour les appareils électroniques. 

Pour la collaboration, la meilleure disposition va dépendre de la taille et de l'organisation de votre espace, des préférences de vos employés et de l'équipement, des technologies et des installations dont vous avez besoin.

4. Espaces privés pour le travail et l'usage personnel

Dans chaque bureau, des espaces doivent être réservés aux réunions privées. Les salles de petite taille conviennent parfaitement à ce type d'utilisation, mais vous pouvez également investir dans des cabines de bureau acoustiques, elles sont insonorisées et très pratiques pour recevoir des appels non planifiés ou enregistrer des podcasts. 

Pour permettre à vos employés de s'oxygéner dans des situations potentiellement stressantes, vous pouvez aussi réserver certains espaces privés à la méditation et à la relaxation. 

5. Des installations sur le lieu de travail qui permettent aux employés de se sentir comme chez eux

Nous l'avons déjà mentionné ci-dessus : après une longue période forcée de télétravail, les employés auront tendance à rechercher un environnement dans lequel ils peuvent se sentir à leur aise. 

Les zones dédiées à l'exercice physique et au bien-être, les douches et les vestiaires sont des installations très utiles si vous voulez signifier à vos employés que vous voyez en eux des personnes, et pas seulement des travailleurs. 

Suivant la même idée, il peut être intéressant d'avoir un coin cuisine avec du café et de quoi grignoter, dans lequel vous pourrez occasionnellement offrir des plateaux-repas provenant d'entreprises locales. Si l'offre de restauration est peu variée dans les environs, vous pouvez par exemple offrir des bons d'achat pour des livraisons de repas afin de permettre à vos employés de s'octroyer un petit extra de temps en temps.  

6. Une culture de la confiance, de l'équipe de direction jusqu'à l'employé contractuel

Au-delà de l'agencement du lieu de travail, rendre le bureau plus attrayant passe par la création d'une culture qui évite à tout prix le micro-management.

Les employés doivent savoir que quand ils arrivent au bureau, ils sont libres d'organiser leur temps de travail et leurs pauses, ils peuvent parler avec leurs collègues à leur aise, sans avoir l'impression d'être surveillés. 

7. Liberté pour les employés d'utiliser les espaces de travail à leur façon et au moment de leur choix

S'il est effectivement nécessaire d'organiser et d'agencer le lieu de travail, ce n'est pas encore suffisant pour créer un environnement de travail hybride. La meilleure façon de donner envie aux employés de venir au bureau est de leur permettre de décider eux-mêmes quels jours ils souhaitent venir et de les laisser organiser leur journée de travail une fois présents. 

Certains employés viendront au bureau pour s'isoler dans une cabine et se plonger dans le travail, chose qu'ils n'auraient peut-être pas pu faire chez eux. D'autres chercheront avant tout à discuter avec leurs collègues et à échanger des idées pour rattraper un tant soit peu les périodes de confinement. Quel que soit le cas, vous devez partir du principe que vos employés trouveront la façon de travailler qui leur convient le mieux.

Construisez un espace de travail exceptionnel, créez une culture d'entreprise qui encourage vos employés à donner le meilleur d'eux-mêmes, et recrutez des personnes qualifiées avec un esprit d'équipe fort ; vous verrez que vos employés ne se feront pas prier pour passer du temps dans vos bureaux. 

Découvrez comment une technologie de réunion hybride dédiée peut connecter les employés, augmenter la productivité et garantir que les idées de chaque collaborateur sont prises en compte, quelle que soit la distance.