Lorsque l'Université du Minnesota se préparait au retour sur le campus des étudiants, après une année scolaire 2020-2021 caractérisée par du travail et de l'enseignement à distance, elle savait qu'elle devrait repenser la configuration de ses salles de conférence et espaces de réunion sur tout le campus, dont seuls quelques-uns étaient aménagés pour faciliter des réunions hybrides.

Mark Hove, manager des services et du support informatique pour la faculté Carlson School of Management de l'Université, a décidé d'acheter trois Meeting Owls pour un essai dans les salles de conférence, en prévision du semestre d'automne 2021. Après les avoir testés dans plusieurs salles de réunion, Mark Hove en a acheté 14 de plus pour équiper les deux-tiers des salles de réunion pour leurs réunions régulières, tout en laissant quelques Meeting Owls à disposition, pouvant être réservés pour des réunions et événements spécifiques.

« L'installation est très rapide et facile. Nos employés s'étaient habitués à utiliser Zoom pendant la pandémie, alors après avoir fait une démonstration des Meeting Owls en début de semestre, nous n'avons pas eu d'autre problème technique à signaler. »

L'Université utilise ses Meeting Owls pour une variété de cas d'usage, à la fois pour l'enseignement et pour des réunions.

« Tous les retours que j'ai eu sur les Meeting Owls sont unanimement positifs. Les gens apprécient beaucoup plus de voir la salle à 360° au-dessus de l'image des intervenants, que les carrés juxtaposés que l'on voit d'ordinaire dans les applications de visioconférence, où il est plus difficile de voir tout le monde. Ils aiment aussi le petit son que fait le Meeting Owl dès qu'on l'allume. »

Du point de vue informatique et support, Mark Hove apprécie la simplicité d'installation et de gestion du Meeting Owl.

« Avec l'application Meeting Owl, il est très facile de configurer et de gérer le Meeting Owl. De plus, n'importe qui peut facilement s'occuper du Meeting Owl pendant une réunion si besoin. »

Lorsqu'on lui demande quelle configuration il envisage dans un monde post-pandémie, Mark Hove explique :

« Notre arsenal de Meeting Owls continuera de faire partie du fonctionnement de l'Université. Le mode hybride n'est pas près de disparaître, et que ce soient les étudiants ou le personnel qui ne puissent pas se rendre sur le campus, nous sommes ravis d'avoir cette ressource à disposition pour maintenir le lien. »

Dans un autre service, Doug Goon, directeur informatique pour l'Université du Minnesota Athletics, a étudié toutes les salles de réunion pour déterminer ce qui fonctionnait et ce qui ne fonctionnait pas avec le matériel existant.

« Toutes nos salles de réunion avaient des technologies différentes. Nous devions nous assurer que, peu importe la personne qui entre dans la pièce, elle soit en mesure d'utiliser le logiciel de visioconférence sur son ordinateur ou celui de la salle, et que tout le monde puisse être vu et entendu par les participants à distance, car nous savions pertinemment que nous allions organiser des réunions hybrides. »

Doug Goon a demandé à Jake Dupont, assistant directeur de l'informatique, d'étudier chaque salle de réunion et de trouver une solution qui réponde à tous les besoins. Jake Dupont s'est intéressé particulièrement à la plus grande salle de réunion, qui comprenait une longue table de conférence et n'avait pas encore de matériel de visioconférence ni d'écran.

D'après lui, « nos salles de conférence qui avaient déjà une solution de visioconférence avaient du matériel de base, avec une webcam au-dessus de l'écran orientée vers les participants et un micro externe. Cela faisait l'affaire, mais l'expérience était médiocre pour toute personne présente dans la salle ou à distance. »

Il a conseillé de tester le Meeting Owl dans la plus grande salle de conférence après avoir reçu des retours positifs d'autres équipes sur le campus, qui l'utilisaient déjà. Ils le testent durant tout l'été en préparation d'un déploiement à plus grande échelle.

« Le Meeting Owl sort du lot car tout le monde peut être clairement vu et entendu. Au lieu d'être placé en bout de table, le Meeting Owl se situe au centre et propose une vue à 360° de la pièce. La discussion est beaucoup plus productive. »

Jake Dupont a reçu des retours très positifs des utilisateurs depuis le déploiement au reste de l'équipe.

« L'installation et la configuration se font très simplement. L'application mobile vous guide pas à pas. Tout le monde aime utiliser le Meeting Owl. Parce qu'il est en Plug and Play, nous n'avons pas rencontré de problème informatique depuis. »

Le Meeting Owl est utilisé quotidiennement dans la plus grande salle de réunion par le bureau des collectes de fonds de l'équipe sportive. La salle de conférence peut être réservée sur un agenda Google, pour que quiconque sur le campus ayant besoin d'un espace hybride y ait accès. Doug Goon poursuit :

« Nous avons de nombreux services répartis sur le campus. Le Meeting Owl est une très bonne solution si les gens ne peuvent pas traverser le campus pour se voir en personne. Alors que le monde s'habitue de plus en plus à la collaboration en mode hybride, nous présageons que les gens en dehors de notre service souhaiteront l'utiliser de plus en plus et nous devrons en acheter d'autres. »

Le Meeting Owl aide les universités et les facultés à prendre en charge la collaboration en mode hybride pendant des réunions où tout le monde ne peut pas être présent physiquement.